Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

 Рішенням зборів суддів 

Запорізького окружного

адміністративного суду

від 26 лютого 2025 року №1-2

Засади використання

автоматизованої системи документообігу суду

в Запорізькому окружному адміністративному суді.

 1. Загальна частина

1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39.

1.2 Ці Засади визначають принципи використання автоматизованої системи документообігу в Запорізькому окружному адміністративному суді.

1.3 Ці Засади є обов’язковими для застосування суддями та працівниками апарату Запорізького окружного адміністративного суду.

2. Розподіл судових справ

2.1 Розподіл судових справ здійснюється в Запорізькому окружному адміністративному суді відповідно до процесуального закону в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2 У Запорізькому окружному адміністративному суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ можуть визначатися зборами суддів Запорізького окружного адміністративного суду в межах повноважень та з урахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39.

2.3 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, - з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Неробочі дні не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу справ.

3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ

3.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

3.2 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами пункту 2.3 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

3.3 Відповідно до пункту 3 частини п’ятої статті 128 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 02.06.2016 № 1402-VIII збори суддів визначають рівень навантаження на суддів відповідного суду з урахуванням виконання ними адміністративних або інших обов’язків.

3.4 Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи як судді-доповідача становить одиницю. Коефіцієнти складності адміністративних справ можуть бути переглянуті на зборах суддів.

Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судових справ як учасника колегії становить 0,1 (одна десята).

4. Повноваження зборів суддів

щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1 Збори суддів Запорізького окружного адміністративного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

4.2 Зборами суддів Запорізького окружного адміністративного суду можуть визначатись склади постійно діючих колегій суддів.

4.3 З урахуванням частини десятої статті 31 Кодексу адміністративного судочинства України зборами суддів Запорізького окружного адміністративного суду можуть визначатись резервні судді для розгляду адміністративних справ в межах встановленої спеціалізації строком на один рік.

4.4 Збори суддів Запорізького окружного адміністративного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, з урахуванням вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39;

- які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

- які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;

- у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав;

- стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;

- у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати), у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати);

у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

4.5 Збори суддів Запорізького окружного адміністративного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

4.6 Збори суддів Запорізького окружного адміністративного суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя.

4.7 Збори суддів Запорізького окружного адміністративного суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

4.8 Збори суддів Запорізького окружного адміністративного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

5.1 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій, здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів (у разі її введення) та наявності допуску до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

5.2 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя з урахуванням спеціалізації (за її наявності).

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Якщо збори суддів визначили персональний склад постійних колегій суддів, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу цієї колегії.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з постійної колегії суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу постійної колегії суддів та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

5.3 У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді - члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

5.4 Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

5.5 Судові справи, що надійшли із суду апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.6 У випадку повернення до Запорізького окружного адміністративного суду справи у якій судове рішення суду першої інстанції було скасовано з передачею справи на новий судовий розгляд, справа передається на автоматизований розподіл.

5.7 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються справи (заяви, клопотання), визначені в пункті 2.3.39 Розділу «Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді» Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39, окрім випадків, визначених у пункті 5.8 цих Засад.

5.8. На підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) здійснюється повторний автоматизований розподіл заяви, клопотання у випадку надходження:

- в період протягом 7 календарних днів до початку запланованої відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, яка буде тривати більше, ніж 3 календарні дні з дня, наступного за днем надходження заяви, клопотання (окрім позовної заяви) щодо яких процесуальним законом визначений 10-денний строк розгляду;

- в період відсутності з поважних причин (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, яка буде тривати більше, ніж 3 календарні дні з дня, наступного за днем надходження заяви, клопотання (окрім позовної заяви) щодо яких процесуальним законом визначений 10-денний строк розгляду.

На підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату) здійснюється повторний автоматизований розподіл заяви, клопотання у випадку надходження заяви, клопотання про забезпечення позову, забезпечення доказів, в період до початку запланованої відсутності або в період відсутності з поважних причин (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, які будуть тривати більше, ніж визначений процесуальним законом строк розгляду відповідної заяви, клопотання (який обраховується в календарних днях з дня, наступного за днем надходження відповідної заяви, клопотання).

5.9 Знеструмлення електромережі Запорізького окружного адміністративного суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає усунення обставин.

У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення вказаних обставин.

Після налагодження роботи системи до неї вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39, інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

5.10 У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання) здійснюється керівником апарату суду або його заступником з дотриманням принципів черговості, з урахуванням алфавітного порядку розташування прізвищ суддів та кількості аналогічних справ у провадженні судді на час розподілу, а також інших обставин, що за законом виключають можливість участі судді у розгляді справи (недопустимість повторної участі судді у розгляді справи, відсутність допуску або дозволу роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень судді, перебування у відпустці, тощо).

6. Повторний автоматичний розподіл судових справ між суддями

6.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ та заяв, визначених у пункті 5.7 цих Засад, у визначених законодавством випадках (у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів), зокрема, помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (досягнення 65-річного віку, вихід у відставку або звільнення судді, тривала тимчасова непрацездатність, відпустки по вагітності та пологах та по догляду за дитиною до досягнення нею певного віку тощо) здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39, електронний примірник розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

7. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

7.1 Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

7.2 Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

8. Прикінцеві положення

8.1 Ці Засади набирають чинності з дня, визначеного рішенням зборів суддів Запорізького окружного адміністративного суду про їх затвердження

8.2 Зміни, доповнення до цих Засад можуть вноситися зборами суддів в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства.